โครงสร้างการบริหารในองค์กรธุรกิจ
(Organization Structure)
โครงสร้างองค์กร (Organization Structure) เป็นระบบที่เป็นทางการขององค์กร ความสัมพันธ์ระหว่างกฎ ระเบียบ งาน และอำนาจ เพื่อที่จะควบคุมบุคลากรในองค์กรให้ทำงานร่วมกัน และมีการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้บรรลุวัตถุประสงค์ ซึ่งเราอาจกล่าวได้ว่า โครงสร้างองค์กรจะมีความสัมพันธ์โดยตรงกับการบรรลุเป้าหมายหรือกลยุทธ์ขององค์กร สามารถแสดงโครงสร้างในรูปของแผนภูมิองค์กร (Organization Chart) ซึ่งจะแสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ของอำนาจหน้าที่ (Authority) และความรับผิดชอบ (Responsibility) ระหว่างตำแหน่งงานต่าง ๆ ในองค์กร ซึ่งจะแสดงให้เห็นว่าใครจะต้องทำงานอะไรและรายงานให้แก่ใคร หรือใครบังคับบัญชาใครนั่นเอง โดยที่เราสามารถสรุปแนวคิดที่เกี่ยวกับโครงสร้างองค์กรได้ดังนี้
1. โครงสร้างองค์กรมีอิทธิพลต่อพฤติกรรมองค์กร (Structure as an Influence on Behavior) ประกอบด้วยสมาชิกจำนวนมากมาทำงานร่วมกัน จึงจำเป็นต้องมีรูปแบบ กฎเกณฑ์ และ แนวทางให้สมาชิกแต่ละคนปฏิบัติ เพื่อลดปัญหาความขัดแย้งและความซับซ้อนในองค์กร เพื่อที่จะให้ทุกคนเกิดความเข้าใจร่วมกันและทำงานต่าง ๆ ให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรได้อย่างสอดคล้องและราบรื่น
2. โครงสร้างองค์กรกำหนดกิจกรรม (Structure as Recurring Activities) โครงสร้างองค์กรจะเป็นรูปแบบของกฎระเบียบ และข้อกำหนดที่ว่า กิจกรรมใดควรทำและกิจกรรมใดที่ไม่ควรทำเพื่อเป็นแนวทางให้กับบุคลากรทุกคนและทุกระดับในองค์กรในการรับผิดชอบตนเอง
3. โครงสร้างองค์กรมีความสัมพันธ์กับพฤติกรรมที่มีเป้าหมายขององค์กร (Structure as Purposeful and Goal – orientedBehavior) โครงสร้างองค์กรที่เป็นระบบ มีการกำหนดขั้นตอนอย่างชัดเจน จะทำให้บุคลากรทุกคนทราบถึงบทบาท หน้าที่ สถานภาพ และความรับผิดชอบของตน ซึ่งจะส่งเสริมให้การปฏิบัติงานของสมาชิกในองค์กรมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยที่โครงสร้างองค์กรจะมีอิทธิพลต่อการดำเนินงานขององค์กรดังนี้
- กำหนดอำนาจ หน้าที่ และความรับผิดชอบ โดยแสดงให้เห็นว่า ใครเป็นผู้บังคับบัญชา หรือใครเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาของใคร และใครมีอำนาจ
- หน้าที่ และความรับผิดชอบในงานใด
- แสดงการติดต่อสื่อสารและการประสานงานภายในองค์กร โดยรวมกิจกรรมและบุลากรที่มีความรู้ ทักษะ และความชำนาญต่าง ๆ เข้าด้วยกัน
- กำหนดขอบเขตของการตัดสินใจให้แก่ฝ่ายบริหารระดับสูงในองค์กรเกี่ยวกับงานด้านต่าง ๆ ที่จะดำเนินการ
- กำหนดความสมดุล ความสอดคล้อง และการจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมต่าง ๆ ให้ประสานงานและส่งเสริมต่อการบรรลุเป้าหมายของ
- องค์กร
โครงสร้างองค์กรสมัยใหม่
การเปลี่ยนแปลงของระบบเศรษฐกิจ สังคม การเมือง เทคโนโลยี และธุรกิจระหว่างประเทศได้ส่งผลต่อการดำเนินงานและการแข่งขันในอุสาหกรรมต่าง ๆ ทำให้องค์กรทั้งภาครัฐและเอกชนต่างต้องปรับตัวและเปลี่ยนรูปใหม่ เพื่อให้สอดคล้องกับกระแสกดดันของสภาพแวดล้อม เพื่อความอยู่รอดและเติบโตต่อไป ทำให้เกิดรูปแบบขององค์กรที่แตกต่างไปจากอดีต โดยมีโครงสร้างองค์กรใหม่ ๆ ที่น่าสนใจดังนี้
1. องค์กรแนวรวบ (Horizontal Organization) เป็นโครงสร้างองค์กรที่พยายามจะลดลำดับชั้นทางการจัดการ (Management Hierarchy) ลงไปในขณะที่จะมีการให้อำนาจแก่พนักงาน (Empowerment) ในการตัดสินใจและแก้ไขปัญหาอย่างคล่องตัว ทำให้มีประสิทธิภาพกว่าโครงสร้างองค์การรูปแบบเดิมโดยองค์กรตามแนวราบจะแบ่งโครงสร้างองค์กรตามกระบวนการสำคัญ ๆ(Core Process)และสร้างทีมงานที่ประกอบด้วยพนักงานจากหลาย ๆ ฝ่าย (Cross-functional ) ขึ้นมาเพื่อทำให้กระบวนการนั้นก้าวไปสู่เป้าหมายได้ นอกจากองค์กรแนวราบจะลดขั้นตอนและอุปสรรคในการทำงานของความแตกต่างทั้งในแนวราบโดยการสร้างทีมขึ้นมารับผิดชอบในแต่ละกระบวนการหลักแล้ว แต่ละทีมยังให้ความสำคัญกับความต้องการและความพึงพอใจของผู้บริโภค(CustomerSatisfaction) โดยเราสามารถสรุปปัจจัยหลักของการจัดองค์กรแนวราบออกเป็น 7 ประการ คือ
1. การจัดโครงสร้างองค์กรโดยคำนึงถึงกระบวนการ (Process) มิใช่งาน (Job/task)
2. ลดลำดับขั้นภายในองค์กรให้เหลือเท่าที่จำเป็นในปฏิบัติงาน
3. ใช้ทีมงานในการดำเนินงานและแก้ไขปัญหาให้สำเร็จ
4. ใช้ความพึงพอใจของลูกค้าเป็นสิ่งผลักดันในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
5. มีการให้รางวัลกับการทำงานที่มีประสิทธิภาพ
6. เพิ่มการติดต่อและความสัมพันธ์กับผู้ขายวัตถุดิบ (Suppliers)
7. ให้ข้อมูลข่าวสารและการฝึกฝนแก่พนักงาน เพื่อให้เกิดความพร้อมในการปฏิบัติงาน
2. องค์กรแบบ Modular (Modular Organization) หรือระบบองค์กรที่มีความยืดหยุ่น มีการปรับเปลี่ยน จะช่วยให้องค์กรสมัยใหม่ในการขยายตัวให้ก้าวหน้า พ้นขอบเขตของความเป็นองค์กรเดี่ยวออกไป โดยองค์กรหลักที่เป็นแกนกลางของธุรกิจจะทำงานที่ตนมีความชำนาญซึ่งจะใช้บุคลากรจำนวนไม่มากนักในการพัฒนากลยุทธ์และศักยภาพในการแข่งขัน โดยจ้างงานให้กับองค์กรอื่นที่เป็นผู้รับเหมาช่วงงาน (Subcontractor) และมีผู้รับผิดชอบของการติดต่อกับผู้เช่าช่วงทั้งหลายให้ทำงานให้สอดคล้องกับแกนกลางธุรกิจ ตัวอย่างเช่น องค์กรหลักอาจจะมีหน้าที่ขายเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (Personal Computer) หรือ PC แต่กระจายหน้าที่ทางด้านการออกแบบ การผลิต และการกระจากสินค้าให้กับผู้รับเหมาช่วงงานอื่น ๆ เป็นต้น โดยโครงสร้างขององค์กรแบบ Modular จะมีความยืดหยุ่นและคล่องตัวในการปรับเปลี่ยน โดยไม่เกิดภาระกับบุคลากร ผู้สนับสนุน และการลงทุนในด้านธุรกิจที่ไม่ชำนาญและใช้เงินลงทุนสูง โดยแท้จริงแล้วองค์กรแบบ Modular จะมีหลายรูปแบบด้วยกัน ตัวอย่างเช่น องค์กรธุรกิจหลายองค์กรอาจรวมตัวกันเพื่อทำ
โครงการระดับนานาชาติ และอาจจะแยกตัวกันเมื่อโครงการเสร็จสิ้นลง เป็นต้น โดยที่องค์กรแบบ Modular จะมีลักษณะสำคัญอยู่ 4 ประการ คือ
1. องค์กรแต่ละองค์กรต่างก็เป็นอิสระ ต่างก็ทำหน้าที่ทางธุรกิจของตน
2. องค์กรหลักจะรวมกลุ่มธุรกิจเข้าด้วยกัน โดยมีผู้รับเหมาช่วงงานเข้ามาทำหน้าที่ตกลงกัน
3. องค์กรต่าง ๆ เจ้ามาทำงานร่วมกันตามข้อตกลงที่กำหนด ซึ่งจะไม่ก้าวก่ายในการดำเนินงานและการแก้ปัญหาภายในของกันและกัน แต่ก็จะรับผิดชอบในการทำงานของตนให้สำเร็จตามที่สัญญากันไว้
4. องค์กรจะเชื่อมโยงและใช้สารสนเทศระหว่างกัน ในการสร้างประสิทธิภาพและการรวมพลัง (Synergy) ในการทำงานให้สำเร็จ
3. องค์กรเสมือน (Virtual Organization) เป็นระบบความสัมพันธ์ของผู้ขายวัตถุดิบ ลูกค้าและแม้แต่คู่แข่งที่ต่างก็เป็นอิสระแก่กัน แต่มารวมตัวกันด้วยผลประโยชน์ โดยใช้เทคโนโลยี สารสนเทศเชื่อมส่วนประกอบของระบบเข้าด้วยกัน แบบพึ่งพาอาศัยกัน (Interdependence) ซึ่งจะช่วยให้มีการร่วมกันใช้ทักษะ ต้นทุน และการเข้าถึงความต้องการของกันและกันได้ โดยที่องค์กรเสมือนจะเป็นตัวอย่างที่สมบูรณ์ของพันธมิตรทางธุรกิจ (BusinessAlliance) ที่จะช่วยสร้างโอกาสทางธุรกิจให้กับองค์กรสมาชิก ตัวอย่างเช่น การเชื่อมโยงการดำเนินงานระหว่างผู้ผลิตกับผู้ขายวัตถุดิบเข้าด้วยกันด้วยการใช้ระบบสารสนเทศร่วมกัน ทำให้เกิดประสิทธิภาพในการวางแผนการผลิตและการบริหารต้นทุนทั้งสองฝ่าย เป็นต้น โดยที่องค์กรเสมือนจะมีลักษณะ
สำคัญ 5 ประการ คือ
1. ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ สื่อสารโทรคมนาคม และเครือข่ายคอมพิวเตอร์ เชื่อมโยงบริษัทที่อยู่ห่างไกลกันให้ติดต่อถึงกันและร่วมงานกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. รวมความยอดเยี่ยมและเชี่ยวชาญของหุ้นส่วนแต่ละหน่วยองค์กร ที่จะใช้ความสามารถหลักของตนให้เกิดประโยชน์แก่องค์กรเสมือน ซึ่งจะช่วยสร้างสรรค์ให้เกิดองค์กร (เสมือน) ที่มีศักยภาพสมบูรณ์แบบ
3. สร้างโอกาสในการดำเนินงานและความสำเร็จในอนาคต ความเป็นพันธมิตรอาจจะไม่ยั่งยืนถาวรและไม่เป็นทางการ แต่มีรากฐานของการรวมตัวอยู่ที่การสร้างโอกาสทางธุรกิจ โดยองค์กรต่าง ๆ จะรวมเข้าด้วยกันเพื่อคว้าโอกาสทางการตลาด และแยกย้ายกันอยู่และดำเนินงานของตนเมื่อผ่านพ้นไป
4. ความเชื่อมต่อระหว่างกัน ความสัมพันธ์ของสมาชิกในองค์กรเสมือนจะต้องการความเชื่อถือและเชื่อใจระหว่างกันสูง เนื่องด้วยการดำเนินงานของธุรกิจจะมีความข้องเกี่ยวระหว่างกันเป็นอย่างมากและความสำเร็จหรือความล้มเหลวขององค์กรหนึ่งจะมีผลกระทบต่อองค์กร
5. ไร้ขอบเขต การที่มีความร่วมมือระหว่างกันมากขึ้นระหว่างบริษัทคู่แข่ง ผู้ขายวัตถุดิบ และลูกค้า ทำให้ตัดสินใจยากว่าขอบเขตของความเป็นองค์กรเสมือนอยู่ที่ใด เพราะจะมีของเขตทางกายภาพที่ไม่ชัดเจน แต่จะมีความสัมพันธ์ทางจิตใจระหว่างสมาชิก ซึ่งจะเป็นปัจจัยที่กำหนดความผูกพันและการเป็นสมาชิกขององค์กร
เราจะเห็นว่าการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในโลกธุรกิจจะทำให้การดำเนินงานและการแข่งขันขององค์กรต่าง ๆ เปลี่ยนแปลงไป โครงสร้างและรูปแบบการดำเนินงานเดิมที่เคยประสบความสำเร็จอาจจะล้าสมัยและไม่สามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือล้มเหลว ดังนั้นผู้บริหารจะต้องหมั่นติดตามการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อม และปรับโครงสร้างองค์กรให้ทันสมัยอยู่เสมอ
ที่มา:http://uhost.rmutp.ac.th/kanlayanee.so/L6/6-1-1.html
